JAKARTA - Pengertian struktur organisasi merujuk pada susunan yang dirancang agar setiap individu dalam suatu kelompok atau lembaga dapat berfungsi secara terarah dan saling bersinergi. 

Pernahkah kamu berpikir mengapa struktur ini begitu penting? Hal ini karena manajemen berkaitan erat dengan manusia. 

Lewat struktur organisasi, kerja sama antar individu dapat terbentuk, memungkinkan mereka untuk mencapai tujuan bersama, saling menguatkan kelebihan, serta menutupi kelemahan satu sama lain. 

Maka dari itu, penting bagi kita memahami lebih dalam tentang pengertian struktur organisasi agar dapat mengoptimalkan potensi kerja dalam tim maupun organisasi secara keseluruhan.

Pengertian Struktur Organisasi

Pengertian struktur organisasi merujuk pada sistem hirarki yang menggambarkan susunan berbagai elemen dalam perusahaan, di mana setiap individu atau Sumber Daya Manusia yang terlibat memiliki peran serta tanggung jawab yang berbeda-beda.

Struktur ini dirancang demi kepentingan perusahaan dengan mempertimbangkan penempatan orang-orang yang memiliki kompetensi sesuai bidang dan keahlian masing-masing.

Bagi bagian HRD, struktur tersebut mempermudah pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab tiap karyawan. 

Selain itu, posisi yang ditempati seseorang dalam struktur juga dapat dijadikan acuan untuk menentukan besaran gaji yang pantas diterima. 

Contohnya, jika seseorang memiliki keahlian dalam bidang pemasaran namun kurang di penjualan, sementara orang lain unggul dalam penjualan tapi lemah di pemasaran, maka kolaborasi keduanya menjadi strategi paling efektif untuk mencapai tujuan bersama.

Dalam struktur organisasi, setiap kekuatan individu menjadi bagian penting dari keberhasilan sistem kerja yang terintegrasi.

Fungsi Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sebuah sistem jenjang yang berisi berbagai komponen yang menggambarkan pembagian kerja dalam suatu perusahaan, serta menunjukkan bagaimana aktivitas yang berbeda dapat berjalan secara terkoordinasi. 

Dalam konteks ini, struktur organisasi yang tersusun secara tepat akan mencerminkan adanya spesialisasi pada tiap-tiap fungsi kerja dan bagaimana informasi tersebut disampaikan, salah satunya melalui sistem pelaporan.

Struktur ini menjadi pedoman penting dalam mendefinisikan tingkat atau lapisan dalam organisasi, agar arah operasional menjadi lebih jelas dan mampu membawa organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan di masa mendatang.

Beberapa alasan mengapa struktur organisasi memiliki peran yang krusial di dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

Memberikan Kejelasan Tanggung Jawab

Dalam setiap level pada struktur organisasi, individu memiliki tanggung jawab atas tugas-tugas yang telah diberikan oleh atasan langsungnya. 

Struktur ini memastikan bahwa setiap wewenang yang dilimpahkan memiliki arah pertanggungjawaban yang jelas, sehingga pelaksanaannya dapat diawasi dan dikendalikan dengan lebih baik.

Menunjukkan Posisi dan Pola Koordinasi Antar Bagian

Dengan tercantumnya nama seorang karyawan dalam struktur organisasi, maka akan lebih mudah baginya untuk memahami posisi serta hubungan kerja sesuai fungsi yang telah diemban. 

Ini berguna dalam menghindari miskomunikasi, terutama dalam situasi yang memerlukan kolaborasi lintas bagian atau divisi.

Menjelaskan Alur Hubungan antar Jenjang Jabatan

Struktur organisasi juga berperan dalam memberikan gambaran yang terang tentang relasi dan alur kerja antar level jabatan. 

Kejelasan ini penting agar proses pelaksanaan tugas menjadi lebih efisien dan saling menguntungkan bagi seluruh pihak yang terlibat dalam organisasi.

Memuat Deskripsi Tugas yang Terperinci

Adanya rincian pekerjaan dalam struktur organisasi sangat membantu semua pihak yang terlibat. Bagi pimpinan, uraian tugas ini menjadi alat untuk melakukan pengawasan dan koreksi bila ada penyimpangan.

Sedangkan bagi staf atau karyawan, deskripsi tugas yang jelas memungkinkan mereka untuk fokus dan menyelesaikan tanggung jawabnya dengan lebih maksimal.

Jenis-jenis Struktur Organisasi pada Perusahaan

Setidaknya terdapat enam bentuk struktur organisasi yang umum dikenal dalam lingkungan perusahaan, di antaranya:

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur ini merupakan tipe yang paling sering dijumpai di berbagai perusahaan atau organisasi. Pembagian tugas dilakukan berdasarkan fungsi manajerial, seperti bagian keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia, serta produksi. 

Karyawan dengan keahlian serupa akan dikumpulkan dalam satu unit kerja yang sama. Model ini sangat ideal diterapkan pada perusahaan yang menawarkan produk atau layanan terbatas. 

Keunggulannya terletak pada efisiensi biaya operasional dan kemudahan pengawasan oleh manajemen. Namun, tantangan muncul dalam koordinasi lintas unit serta terbatasnya pelatihan manajerial umum bagi para karyawan.

Struktur Organisasi Divisional

Struktur ini mengelompokkan unit berdasarkan kesamaan dalam produk, layanan, target pasar, atau wilayah geografis. 

Umumnya digunakan oleh perusahaan menengah hingga besar karena kebutuhan biaya operasional yang lebih tinggi dibandingkan model fungsional. 

Keuntungannya adalah pengelolaan yang lebih mudah dengan pemisahan divisi ke dalam unit-unit yang lebih kecil. Meski begitu, kelemahannya mencakup pembagian sumber daya dan biaya yang tidak selalu merata.

Struktur Organisasi Lini

Dalam sistem ini, hubungan antara pimpinan dan bawahan bersifat langsung dan vertikal. 

Setiap jabatan, dari posisi tertinggi hingga terendah, terhubung oleh garis komando yang jelas. Oleh karena itu, struktur ini sering disebut juga sebagai model militer.

Kelebihannya adalah adanya satu pemimpin utama yang mengendalikan semuanya, tetapi kelemahannya adalah ketergantungan yang tinggi pada satu orang dalam struktur tersebut. 

Model ini cocok untuk organisasi kecil seperti warung makan, bengkel, atau organisasi kemasyarakatan.

Struktur Organisasi Lini dan Staf

Jenis struktur ini merupakan gabungan antara struktur lini dengan bantuan staf. Dalam sistem ini, pimpinan tetap menjadi pengambil keputusan utama, namun dibantu oleh staf dalam bentuk masukan, informasi, dan ide yang menunjang. 

Struktur ini cocok untuk usaha berskala kecil dan memberikan keuntungan dalam bentuk disiplin kerja yang tinggi sesuai peran masing-masing. Akan tetapi, kurangnya kedekatan antarpegawai dapat menjadi kendala tersendiri.

Struktur Organisasi Matriks

Model ini memadukan struktur fungsional dan divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan dari kedua sistem tersebut. 

Dikenal pula sebagai struktur proyek, sistem ini mewajibkan karyawan di bagian fungsional untuk menjalankan berbagai proyek organisasi. Akibatnya, mereka memiliki dua atasan sekaligus—satu dari sisi fungsional dan satu lagi dari sisi proyek/divisi.

Struktur ini cocok untuk perusahaan besar atau multinasional yang membutuhkan tingkat koordinasi tinggi. Meskipun demikian, beban pelaporan ganda terkadang menimbulkan kebingungan di kalangan pegawai.

Struktur Organisasi Komite atau Proyek

Pada struktur ini, tanggung jawab kepemimpinan dan tugas-tugas khusus dijalankan bersama oleh sekelompok pejabat dalam bentuk komite atau dewan. 

Terdapat dua jenis komite: komite eksekutif yang memiliki otoritas lini, dan komite staf yang bertindak sebagai penasehat. 

Kelebihan dari model ini adalah pengambilan keputusan yang bersifat kolektif dan deliberatif. Namun, dalam situasi tertentu, anggota bisa saling melempar tanggung jawab bila terjadi permasalahan.

Contoh Jabatan pada Struktur Organisasi

Dalam sebuah struktur organisasi perusahaan, terdapat sejumlah jabatan penting yang hampir selalu muncul, meskipun jumlah dan jenisnya bisa sangat bergantung pada sektor usaha, skala bisnis, dan kebutuhan internal masing-masing perusahaan. 

Berikut adalah empat contoh jabatan utama yang umum ditemui:

Direksi

Direksi merupakan pihak yang memiliki tanggung jawab penuh dalam mengelola perseroan terbatas. Jabatan ini menempati posisi tertinggi dalam struktur organisasi dan memiliki wewenang untuk menentukan arah serta kebijakan strategis perusahaan.

Biasanya, susunan direksi terdiri dari satu direktur utama, beberapa wakil direktur utama, serta direktur-direktur lain yang menangani fungsi spesifik—namun jumlah ini dapat disesuaikan tergantung pada kebutuhan korporasi. 

Selain sebagai pengambil keputusan penting, jajaran direksi juga bertugas merancang strategi bisnis, memilih jenis usaha yang akan dikembangkan, serta mengatur agenda operasional perusahaan.

Manajer

Seorang manajer memegang peran vital dalam menyatukan berbagai karakter dan latar belakang pegawai untuk bersama-sama mewujudkan tujuan perusahaan. 

Tanggung jawab manajer mencakup penyusunan kebijakan, pengambilan keputusan, supervisi kinerja, serta pengembangan sumber daya manusia. 

Manajer biasanya bertugas di tiap divisi seperti pemasaran, SDM, atau produksi, dan berperan sebagai penghubung antara staf pelaksana dan pimpinan yang lebih tinggi.

Mereka menerima laporan dari kepala tim dan menyampaikan perkembangan atau permasalahan ke tingkat direksi.

Divisi atau Departemen

Divisi atau departemen dipimpin oleh kepala yang bertugas mengarahkan aktivitas sesuai bidang kerjanya masing-masing. Penamaan dan pembagian divisi bergantung pada struktur organisasi perusahaan. 

Contoh umum meliputi divisi pemasaran dan penjualan, departemen HRD & GA, serta unit produksi. Kepala divisi bertanggung jawab terhadap koordinasi tugas, pencapaian target, serta efisiensi kerja dalam unitnya.

Bagian Administrasi dan Gudang

Posisi ini melibatkan personel seperti akuntan, kasir, serta tim yang menangani sistem CMT. Fokus utama mereka adalah pada pengelolaan keuangan, termasuk pencatatan seluruh transaksi masuk dan keluar. 

Selain itu, mereka juga menangani aspek administratif yang berhubungan dengan vendor eksternal atau layanan outsourcing.

7 Saran Merancang Struktur Organisasi

Susun Struktur Organisasi Berdasarkan Visi dan Misi Perusahaan

Sebelum menetapkan bentuk struktur organisasi secara permanen, sangat penting untuk memastikan bahwa visi, misi, serta tujuan perusahaan telah dirumuskan secara jelas. 

Banyak perusahaan rintisan atau startup yang terburu-buru membentuk struktur organisasi tanpa memperhatikan terlebih dahulu apa sebenarnya arah dan target dari perusahaan itu sendiri.

Bentuk Struktur Organisasi Setelah Perencanaan Bisnis Disusun

Aspek lain yang tak kalah krusial dalam menyusun struktur organisasi adalah memahami terlebih dahulu rencana dan sasaran bisnis yang ingin dicapai. 

Dengan mengetahui arah bisnis yang akan dijalani, kamu bisa mengenali aktivitas apa saja yang diperlukan untuk memproduksi barang atau jasa dari perusahaanmu. Hal ini membuat proses penyusunan struktur organisasi menjadi lebih terarah dan terukur.

Perhitungkan Potensi dan Kemampuan Setiap Karyawan

Langkah selanjutnya adalah mengenali bakat-bakat tersembunyi yang mungkin dimiliki para pekerja. Tidak jarang perusahaan memiliki sumber daya manusia yang unggul, namun belum dimanfaatkan secara maksimal. 

Karena itu, pemilik bisnis perlu memahami karakteristik dan kemampuan tiap individu agar potensi mereka bisa digunakan secara optimal demi pertumbuhan bisnis.

Perhatikan Rentang Usia Para Pekerja

Dalam dunia kerja, seseorang akan melalui beberapa fase dalam kariernya—dari masa percobaan, penyesuaian, pertumbuhan, stabilisasi, hingga fase akhir karier. 

Saat menyusun struktur organisasi, faktor usia bisa menjadi pertimbangan penting untuk menentukan posisi atau jabatan yang cocok bagi seseorang. 

Usia sering kali mencerminkan tingkat kematangan dalam berpikir dan bertindak, yang tentu berdampak pada produktivitas kerja.

Penempatan Jabatan yang Tidak Selaras dengan Keahlian Pegawai

Kondisi ideal di mana setiap pekerja menempati posisi yang sesuai dengan keahlian dan latar belakang mereka memang sulit untuk selalu terpenuhi. Terkadang, pekerja menduduki jabatan yang tidak sejalan dengan bakat maupun pendidikannya. 

Jika hal ini menghambat kinerja, maka perlu dilakukan evaluasi menyeluruh terhadap susunan organisasi agar lebih sesuai dengan potensi sumber daya yang dimiliki.

Dorong Karyawan Melakukan Evaluasi Diri

Seiring waktu, ketika operasional perusahaan berjalan, penting untuk melakukan peninjauan ulang terhadap penempatan posisi para pekerja. Salah satu caranya adalah dengan mendorong dilakukannya self-assessment atau penilaian diri oleh karyawan.

Ini berguna untuk melihat apakah posisi yang mereka emban saat ini masih cocok dengan keahlian dan minat mereka. 

Hindari menempatkan seseorang pada posisi yang tak sesuai dengan kemampuannya, karena hal ini bisa berdampak negatif terhadap performa.

Bangun Struktur Organisasi yang Efisien dan Tidak Terlalu Gemuk

Struktur organisasi yang ramping namun tetap fungsional merupakan impian banyak pemilik usaha. Tujuannya adalah untuk menghindari rantai birokrasi yang berbelit dan memperlambat proses kerja. 

Ketika perusahaan masih berada di tahap awal, cukup tetapkan jabatan-jabatan utama yang memang benar-benar diperlukan. Misalnya, jika divisi humas belum terlalu dibutuhkan, maka tanggung jawabnya bisa sementara dilimpahkan ke divisi lain.

Namun, saat perusahaan sudah berkembang dan operasional menjadi semakin kompleks, tentu sah saja jika struktur organisasi diperluas sesuai kebutuhan.

Sebagai penutup, memahami pengertian struktur organisasi membantu perusahaan menyusun peran dan tanggung jawab dengan lebih terarah demi mencapai tujuan bersama secara efisien.