JAKARTA - Pengertian manajemen perkantoran merujuk pada pengelolaan berbagai aspek yang mendukung kelancaran operasional sebuah perusahaan. 

Manajemen ini mencakup berbagai elemen penting, termasuk pengelolaan sumber daya, perencanaan strategi, hingga penghitungan keuntungan yang berkontribusi pada keberhasilan perusahaan.

Dalam lingkungan kerja, pengelolaan sumber daya manusia menjadi faktor krusial karena berkaitan langsung dengan kesejahteraan karyawan dan efisiensi kerja.

Manajemen perkantoran yang baik harus mampu mengatur seluruh proses administratif serta memastikan setiap elemen bekerja selaras demi mencapai tujuan perusahaan.

Lalu, bagaimana cara menerapkan manajemen perkantoran yang efektif? Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai konsep tersebut, termasuk aspek-aspek penting yang perlu diperhatikan dalam praktiknya. 

Dengan memahami pengertian manajemen perkantoran secara mendalam, perusahaan dapat menjalankan operasionalnya dengan lebih optimal dan terstruktur.

Pengertian Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran adalah suatu proses pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik, dan berulang, mengikuti kegiatan organisasi untuk mencapai keberhasilan dalam menjalankan tugas-tugas organisasi tersebut.

Manajemen ini juga dapat dipahami sebagai upaya pengorganisasian secara menyeluruh terhadap aktivitas administrasi di kantor, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. 

Penataan pekerjaan yang lebih terstruktur dalam konteks ini disebut sebagai manajemen perkantoran, yang bertujuan untuk memastikan kelancaran dan kualitas operasional kantor.

Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Arthur Grager

Arthur Grager mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi yang mengatur komunikasi dan pelayanan waktu dalam suatu organisasi.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, manajemen perkantoran adalah cabang dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas kantor yang harus dijalankan.

Hal Nourse

Hal Nourse berpendapat bahwa manajemen perkantoran mencakup lebih dari sekedar fungsi pelayanan kantor yang sudah dikenal secara umum. 

Manajemen ini juga melibatkan kontrol fungsional dan pengaturan administratif terhadap pekerjaan administratif, seperti pekerjaan tulis-menulis.

George R. Terry

Menurut George R. Terry, manajemen perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap pekerjaan kantor, yang bertujuan untuk mendorong pelaksanaan pekerjaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Prajudi Atmosudirjo

Prajudi Atmosudirjo mengartikan manajemen perkantoran sebagai kombinasi antara manajemen perusahaan yang meliputi kantor sebagai suatu entitas dengan gedung, tanah, personel, dan kelengkapannya, serta manajemen operasional yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.

Moekijat

Moekijat menyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi manajemen di kantor, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi serta memastikan kepuasan karyawan.

Rifhi Siddiq

Rifhi Siddiq melihat manajemen perkantoran sebagai metode yang menggabungkan fungsi manajemen untuk melaksanakan pekerjaan kantor sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Millis Geoffrey

Millis Geoffrey menggambarkan manajemen perkantoran sebagai suatu seni yang membimbing staf kantor dalam menggunakan sumber daya secara efisien dalam lingkungan yang ada untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Perencanaan

Perencanaan adalah tahap pertama yang perlu dilakukan sebelum mengambil setiap keputusan. Setelah mengidentifikasi tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang, Anda bisa mulai menyusun rencana untuk mencapainya. 

Rencana ini akan mencakup rincian tugas yang perlu diselesaikan oleh semua pihak terkait, serta tindakan yang harus diambil untuk memastikan konsistensi dan meningkatkan produktivitas.

Staffing

Staffing merupakan bagian dari tanggung jawab dalam manajemen perkantoran. Kegiatan yang termasuk di dalamnya adalah seleksi, rekrutmen, kompensasi, serta pelatihan. 

Staffing juga mencakup promosi dan pensiun karyawan untuk menjaga keseimbangan sumber daya manusia. Manajer perlu menempatkan orang di posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka agar tujuan perusahaan tercapai dengan melibatkan seluruh staf.

Pengarahan

Setelah rencana selesai dan sumber daya yang diperlukan sudah tersedia, langkah selanjutnya adalah eksekusi. Pengarahan tim untuk menyelesaikan tugas mereka dengan efisien menjadi kunci. 

Ini bisa dilakukan dengan pelatihan dan instruksi tindak lanjut untuk memastikan prosedur yang diajarkan sudah dipahami dan diterapkan dengan baik. 

Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana menangani individu dalam tim yang tidak dapat mematuhi prosedur yang ada.

Komunikasi

Sebagai pemilik usaha, Anda harus memastikan komunikasi yang baik dengan karyawan untuk memastikan semua pihak mematuhi prosedur yang ada dalam rencana. 

Tujuan komunikasi adalah untuk membangun hubungan positif antar manusia serta memahami kebutuhan tenaga kerja. Pada tahap ini, kejelasan, kejujuran, dan pemanfaatan informasi adalah aspek penting yang harus dikuasai.

Kontrol

Kontrol dari atasan bukan hanya berkaitan dengan manajemen mikro, tetapi juga untuk memastikan bahwa rencana berjalan dengan memberikan kebebasan kepada tim untuk mengambil tindakan terbaik. 

Proses kontrol ini juga dapat diterapkan pada prosedur fisik maupun sistem komputerisasi di berbagai elemen bisnis untuk menjaga konsistensi. 

Dalam pengontrolan bawahan, fleksibilitas dan adaptasi terhadap nilai serta persyaratan kantor harus diterapkan.

Koordinasi

Koordinasi memang sering kali sulit dilakukan, karena membutuhkan keseimbangan antara tim dan unit bisnis lain agar semua pihak bekerja dengan harmonis. 

Koordinasi didasarkan pada beberapa gagasan penting, termasuk kontinuitas dan pengurangan birokrasi untuk memastikan transparansi dan kejelasan dalam setiap proses.

Motivasi

Memberikan motivasi kepada staf adalah tugas menantang bagi manajer kantor. Motivasi, baik untuk diri sendiri maupun orang lain, sangat diperlukan untuk mencapai tujuan bersama. 

Manajer perlu menjaga moral, disiplin, dan memberikan contoh yang baik sebagai pemimpin. Agar dapat menjaga motivasi, Anda harus menjadi pemimpin yang jujur, mendukung, dan sopan.

Tujuan Manajemen Perkantoran

-Manajemen perkantoran hadir untuk menyediakan segala informasi yang diperlukan oleh setiap individu yang bertanggung jawab atas tugas administrasi.

-Hal ini juga berfungsi untuk membantu organisasi dan bisnis dalam mempertahankan dan memenuhi tuntutan yang ada.

-Manajemen perkantoran memungkinkan setiap individu untuk menjalankan tugas administrasi dengan lebih teliti dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada klien atau mitra bisnis.

-Tujuan dari manajemen perkantoran adalah untuk mencatat semua informasi dengan lengkap, relevan, dan terkini, secara tepat waktu, akurat, dan akuntabel.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Aktivitas Kantor

Ruang lingkup manajemen perkantoran yang pertama adalah terkait dengan aktivitas kantor. Secara umum, kegiatan di kantor mencakup perencanaan, koordinasi, dan pemantauan operasional kantor. 

Aktivitas ini juga melibatkan hal-hal yang terjadi selama jam kerja maupun di luar jam kerja, baik antara tim internal maupun dengan pihak eksternal.

Sarana Pekerjaan Kantor

Sarana pekerjaan kantor juga merupakan bagian dari ruang lingkup manajemen perkantoran. Fasilitas kantor meliputi lokasi, gedung, peralatan, dan mesin-mesin kantor. 

Namun, fasilitas kantor tidak termasuk barang pribadi milik karyawan. Meski begitu, fasilitas kantor juga bisa mencakup barang-barang tambahan yang mendukung efektivitas kerja. 

Seorang akuntan dapat mencapai tingkat profesionalisme melalui proses yang panjang, bahkan mulai dari merintis karir, mendirikan kantor, menyusun manajemen, hingga mengembangkan perusahaan.

Tips Memaksimalkan Manajemen Perkantoran

Lakukan Analisa Cara Kerja Yang Sudah Berjalan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memastikan apakah Anda sudah memiliki sistem atau cara kerja pribadi yang efektif. Jika sudah, lakukan analisis terhadap cara kerja yang telah diterapkan. 

Cek apakah sistem kerja yang berjalan saat ini sudah optimal. Keefektifan manajemen perkantoran dapat dilihat dari durasi pengerjaan tugas, hasil pekerjaan, dan kinerja tim.

Jika ada tugas yang seharusnya selesai dalam dua hingga tiga hari, tetapi kenyataannya memakan waktu lebih lama, maka evaluasi cara kerja sangat diperlukan. 

Mungkin manajemen waktu yang diterapkan kurang tepat. Hal ini juga dapat berhubungan dengan hasil yang kurang memuaskan dan ketidakpuasan anggota tim karena beban kerja yang terlalu berat. 

Manajemen perkantoran yang baik dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas tim secara keseluruhan.

Terapkan Pola Kepemimpinan Yang Sama

Cara memimpin berkaitan erat dengan sistem manajemen yang diterapkan di kantor. Oleh karena itu, evaluasi metode manajemen yang digunakan dan pastikan komunikasi tetap berjalan efektif. 

Meskipun mungkin ada beberapa pendekatan berbeda yang diterapkan, komunikasi yang baik tetap menjadi kunci, termasuk dalam pemberian tugas kepada anggota tim.

Pastikan Anda menyampaikan harapan dengan jelas dan memberikan tenggat waktu yang realistis.

Menggerakkan visi dan misi perusahaan dengan jelas sangat penting agar semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama. Hal ini akan membuat proses kerja lebih terarah dan efisien.

Periksa Cara Kerja Peralatan Yang Sudah Ada

Penting untuk memeriksa peralatan yang digunakan oleh tim untuk mendukung pekerjaan mereka. Evaluasi jenis-jenis alat yang dipakai, misalnya aplikasi untuk mengirim email, berkomunikasi dengan anggota lain, atau mengatur jadwal. 

Jika beberapa peralatan tidak digunakan secara maksimal, misalnya karyawan hanya memakai Gmail untuk komunikasi eksternal dan Slack untuk komunikasi internal, Anda bisa mempertimbangkan untuk menyederhanakan penggunaan alat. 

Pilih alat yang efektif dan dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti menggunakan Slack untuk semua komunikasi dan Asana untuk penjadwalan serta pemberian tugas. 

Dengan cara ini, manajemen perkantoran akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Buat Alur Kerja di Dalam Manajemen Kantor

Alur kerja yang jelas sangat penting agar manajemen dapat berjalan dengan maksimal. Jika setiap anggota tim mengetahui tugasnya dengan jelas, tidak akan ada kebingungan dalam menjalankan tugas. 

Buatlah flowchart atau Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk menggambarkan tugas masing-masing anggota tim dan siapa yang harus bertanggung jawab. 

Dengan adanya alur kerja yang terstruktur, tugas dapat diselesaikan dengan lebih efisien dan terorganisir.

Lakukan Sharing Dengan Anggota Tim

Melakukan sharing dengan anggota tim merupakan salah satu cara untuk memaksimalkan manajemen perkantoran. 

Dalam sesi ini, pastikan semua anggota tim dan pimpinan hadir untuk memberikan masukan atau mengemukakan pendapat tentang sistem yang diterapkan. 

Diskusi ini akan membuka peluang untuk memperbaiki manajemen dan meningkatkan penggunaan peralatan yang ada. 

Selain itu, setiap anggota tim dapat berbagi perspektifnya, yang memungkinkan pimpinan untuk mengetahui langkah terbaik yang perlu diambil. Sebaiknya, sesi sharing dilakukan secara rutin agar terus dapat memperbaiki sistem manajemen.

Lakukan Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan Yang Digunakan Pada Manajemen Perkantoran

Setelah mendapatkan saran dan masukan dari tim, pimpinan harus mulai menerapkan cara terbaik yang dipilih. Evaluasi kinerja dan durasi pengerjaan tugas serta kondisi tim sangat penting dalam tahap ini. 

Dengan manajemen yang tepat, hasil yang didapatkan akan lebih maksimal dan efisien. Manajemen yang baik akan mendorong kemampuan tim untuk berkembang dan memberikan hasil yang lebih optimal.

Sebagai penutup, pengertian manajemen perkantoran mencakup berbagai aspek yang penting untuk memastikan kelancaran operasional dan efektivitas kerja di suatu kantor.