JAKARTA - Contoh nota dinas adalah surat resmi yang digunakan di kantor pemerintahan untuk komunikasi antar departemen, pemberitahuan, atau instruksi internal.
Surat jenis ini memiliki format baku yang mencakup kop surat, bahasa yang formal, dan struktur penulisan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
Nota dinas berfungsi sebagai sarana pemberitahuan atau pengingat yang ditujukan kepada pihak terkait di dalam organisasi atau instansi pemerintah.
Sebagai surat resmi, nota dinas digunakan untuk memastikan bahwa informasi penting dapat disampaikan dengan jelas dan tepat waktu kepada seluruh pihak yang berkepentingan.
Contoh nota dinas ini memainkan peran penting dalam kelancaran administrasi di lingkungan pemerintahan.
Pengertian dan Ragam Surat Dinas
Surat dinas dalam administrasi hukum negara berperan penting dalam mengatur proses penyelenggaraan surat-menyurat di instansi pemerintah, yang mendukung pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Surat menyurat menjadi alat vital dalam memastikan efisiensi dan efektivitas organisasi pemerintah. Oleh karena itu, pengaturan surat dinas yang tepat sangat penting untuk meningkatkan kinerja pemerintah.
Surat dinas ini diatur dalam Pasal 1 Ayat 1 Undang-Undang No. 55 Tahun 2010 tentang Tata Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri, yang mendefinisikan naskah dinas sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang.
Berikut adalah berbagai jenis surat dinas yang ada di lingkungan Kementerian Dalam Negeri:
-Surat Edaran: Berisi pemberitahuan, penjelasan, atau petunjuk tentang pelaksanaan suatu hal yang penting.
-Surat Biasa: Berisi pemberitahuan, permintaan, atau pertanyaan.
-Surat Keterangan: Surat yang berisi pernyataan tertulis dari pejabat sebagai bukti atau penjelasan suatu hal.
-Surat Perintah Tugas: Surat yang berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu.
-Surat Perintah: Surat yang berisi instruksi untuk menjalankan pekerjaan tertentu.
-Surat Izin: Surat yang berisi persetujuan atas suatu permohonan.
-Perjanjian: Surat yang berisi kesepakatan antara dua pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan hukum.
-Surat Perintah Perjalanan Dinas: Surat yang menginstruksikan perjalanan dinas.
-Surat Kuasa: Surat yang memberikan wewenang kepada seseorang untuk bertindak atas nama pejabat.
-Surat Undangan: Surat yang mengundang pejabat atau pegawai untuk menghadiri acara kedinasan.
-Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas: Surat yang menyatakan bahwa seorang pegawai telah melaksanakan tugasnya.
-Surat Panggilan: Surat yang memanggil seorang pegawai untuk menghadap.
-Nota Dinas: Surat internal yang digunakan untuk komunikasi antar pejabat, baik dari atasan ke bawahan atau sebaliknya.
-Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas: Surat untuk mengajukan konsep naskah dinas kepada atasan.
-Lembar Disposisi: Surat berisi petunjuk tertulis dari pejabat kepada bawahan.
-Telaahan Staf: Surat dari bawahan yang berisi analisis dan saran kepada atasan.
-Pengumuman: Surat berisi pemberitahuan yang bersifat umum.
-Laporan: Surat yang berisi pertanggungjawaban dan informasi pelaksanaan tugas.
-Rekomendasi: Surat berisi keterangan yang dapat dijadikan pertimbangan kedinasan.
-Surat Pengantar: Surat yang menjelaskan jenis dan jumlah barang sebagai tanda terima.
-Telegram/Surat Kawat/Radiogram: Surat dinas yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
Sekilas tentang Nota Dinas
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota dinas didefinisikan sebagai alat komunikasi internal antarpejabat dalam suatu organisasi yang berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, dan lainnya; sebuah surat resmi yang berkaitan dengan organisasi atau instansi.
Menurut Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2018, nota dinas adalah naskah dinas internal yang disusun oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di lingkungan ANRI, yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat berwenang sesuai dengan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya seperti Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator, dan pengawas.
Nota dinas umumnya berisi hal-hal yang sifatnya teratur dan disampaikan dalam bentuk catatan ringkas tanpa penjelasan panjang. Isi nota ini biasanya dapat langsung dijawab oleh pejabat yang dituju.
Biasanya, nota dinas digunakan untuk menyampaikan informasi, pesan pengingat, atau petunjuk yang singkat, padat, dan jelas, sehingga mempermudah komunikasi antar pejabat.
Adapun tujuan dari nota dinas adalah sebagai sarana komunikasi antara satu pejabat dengan pejabat lainnya dalam memberikan tugas dan tanggung jawab. Beberapa kegunaan nota dinas antara lain:
-Sebagai informasi yang berisi perintah atau instruksi.
-Sebagai pesan pengingat untuk instansi terkait karena dapat dijadikan arsip surat.
-Sebagai alat bukti dalam hal perjanjian.
-Nota dinas berfungsi sebagai pedoman terkait perintah dalam melaksanakan pekerjaan.
Fungsi Nota Dinas
Nota dinas umumnya digunakan dalam organisasi, instansi, atau kantor pemerintahan. Berdasarkan informasi dari laman Linovhr.com, berikut adalah beberapa fungsi nota dinas:
Menyampaikan Informasi
Nota dinas berfungsi untuk menyampaikan informasi dengan cara yang singkat, padat, dan jelas, sehingga memudahkan pemahaman dan mencapai komunikasi yang efektif dan berkelanjutan.
Pengingat
Nota dinas sering kali menjadi arsip penting dalam organisasi atau perusahaan. Dengan menyimpan nota dinas, pelacakan kegiatan yang terjadi di masa lalu dapat dilakukan dengan mudah, menjadikan arsip sebagai pegangan yang kredibel.
Alat Bukti
Dengan mencantumkan nama, tanggal, dan pihak-pihak yang terlibat, nota dinas menjadi alat bukti yang sah jika diperlukan untuk validasi atau pembuktian suatu kegiatan.
Pedoman Kerja
Nota dinas dapat berfungsi sebagai pedoman atau petunjuk kerja yang jelas untuk pihak yang menerimanya, memudahkan mereka memahami tugas dan harapan yang harus dipenuhi sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
Pemberian Izin
Nota dinas juga digunakan untuk memberikan izin kepada pihak tertentu dalam melakukan keputusan atau tindakan yang diperlukan untuk pelaksanaan kinerja yang lebih efektif.
Bukti Kemajuan
Nota dinas bisa menjadi bukti perkembangan suatu organisasi, kantor pemerintah, atau perusahaan, yang tercermin dalam isi nota dinas dari waktu ke waktu.
Memberikan Instruksi
Nota dinas digunakan untuk memberikan instruksi kepada pihak terkait, sehingga langkah-langkah yang diambil dapat sesuai dengan harapan perusahaan atau organisasi. Instruksi ini juga bisa mencakup pendelegasian tugas.
Bagian-bagian Nota Dinas
Penulisan nota dinas harus mematuhi kaidah tata bahasa Indonesia yang benar, seperti penggunaan kata baku, kalimat efektif, dan ejaan yang sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (EYD).
Selain itu, isi nota dinas juga perlu ditulis dengan jelas agar mudah dipahami oleh pembaca.
Berikut adalah ketentuan-ketentuan penulisan nota dinas berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2018 Pasal 68-72:
Kepala Nota Dinas
Kepala nota dinas mencakup beberapa unsur berikut:
-Kop nota dinas mencantumkan tulisan “Arsip Nasional Republik Indonesia” dan nama unit kerja dengan huruf kapital yang simetris di tengah atas.
-Kata “Nota Dinas” juga ditulis dengan huruf kapital dan simetris.
-Kata “nomor” ditulis dengan huruf kapital secara simetris.
-Kata “yth.” menggunakan huruf kapital pada awal kata dan diikuti titik dua (:).
-Kata “hal” menggunakan huruf kapital dan juga diikuti titik dua (:).
Batang Tubuh Nota Dinas
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari tiga bagian:
-Alinea Pembuka
Berisi uraian gagasan pengirim nota dinas yang disampaikan dengan bahasa yang baik dan benar sesuai EYD agar dapat dipahami dan diterima atau ditolak oleh penerima nota.
-Alinea Isi
Berisi pembahasan yang mencakup dasar pertimbangan, latar belakang, data, fakta, analisis, serta sebab akibat yang timbul.
Pendapat atau tanggapan terhadap masalah juga dicantumkan, serta rekomendasi yang berisi saran dan usulan tindakan yang perlu diambil.
-Alinea Penutup
Memuat kalimat penutup yang singkat, padat, dan jelas.
Bagian Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari unsur-unsur berikut:
-Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan nota dinas.
-Nama jabatan yang ditulis dengan huruf kapital di awal kata dan diakhiri dengan tanda koma (;).
-Tanda tangan pejabat yang berwenang.
-Nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata.
-Tembusan (jika ada) terletak di sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).
Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Nota Dinas
Dalam penulisan nota dinas, terdapat beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan ketika menyusun nota dinas:
-Nota dinas tidak perlu dibubuhi cap dinas ANRI.
-Tembusan nota dinas ditujukan kepada pejabat di dalam lingkungan intern ANRI.
-Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor nota dinas, dan tahun pembuatannya.
-Penomoran nota dinas dilakukan secara terpisah dari penomoran surat keluar, dan setiap pejabat memiliki nomor nota dinas masing-masing.
-Nota dinas hanya dapat dibuat oleh pejabat satu tingkat lebih rendah dari atasan yang dituju.
-Nota dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat lebih rendah, dibuat oleh pelaksana harian dan harus menyertakan tembusan kepada pejabat yang memberikan perintah untuk menjadi Plh.
-Nota dinas yang dikirimkan harus yang tidak dibubuhi paraf koreksi.
Contoh Nota Dinas
Berikut adalah contoh nota dinas yang dapat menggambarkan format dan penggunaannya dalam lingkungan kedinasan.
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PEMERINTAH KOTA PADANG
PROVINSI SUMATERA SELATAN
Jalan Bhayangkara No. 457 telp (046) 974662
NOTA DINAS
Nomor : 99/ND-101/VII/2018
Yth : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Dari : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal : 30 Juli 2018
Sifat : Penting
Lampiran : –
Hal : Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk sosialisasi serta penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.
Sehubungan dengan penyuluhan dan sosialisasi mengenai kurikulum baru dalam sistem pendidikan, acara ini bertujuan untuk memberikan penjelasan lebih lanjut dan informasi rinci tentang sistematika kurikulum terbaru. Penyuluhan akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu, 2 Agustus 2018
Waktu : 07.00 – Selesai
Tempat : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta
Kami memohon kepada Ibu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan untuk menghadiri acara sosialisasi ini sebagai perwakilan. Biaya perjalanan serta akomodasi akan menjadi tanggung jawab dari urusan administrasi.
Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatian Ibu saya ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Padang
Dr. Sutrisno, S.Pd, M.M
NIP 98726539923
Sebagai penutup, sebagai referensi, contoh nota dinas ini dapat memberikan gambaran yang jelas tentang format dan tujuan penggunaannya dalam komunikasi kedinasan.