JAKARTA - Paklaring adalah surat keterangan resmi dari perusahaan yang memiliki peran penting dalam riwayat pekerjaan seseorang.
Dokumen ini mencatat perjalanan karier karyawan selama bekerja, mulai dari awal bergabung hingga masa kerja berakhir. Biasanya, surat ini diberikan ketika karyawan mengundurkan diri, terkena PHK, atau memasuki masa pensiun.
Biasanya, bagian HRD dari sebuah perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil akan mengeluarkan surat paklaring sebelum karyawan tersebut melanjutkan karier di tempat baru.
Jika kamu sedang bersiap berpindah pekerjaan, pastikan untuk tidak melewatkan pengurusan surat ini.
Selain menjadi bukti bahwa kamu pernah bekerja secara profesional di suatu perusahaan, surat ini juga memiliki manfaat tambahan yang sangat membantu di kemudian hari.
Jadi, memahami apa saja fungsi dari surat ini tentu akan sangat berguna. Paklaring adalah dokumen yang tak hanya mencerminkan riwayat kerja, tapi juga menjadi nilai tambah saat melangkah ke tahap karier berikutnya.
Paklaring adalah
Secara sederhana, paklaring adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti pengalaman kerja seorang karyawan.
Dokumen ini memiliki kekuatan hukum karena memuat informasi penting seperti nama, jabatan, durasi bekerja, hingga data benefit dan gaji terakhir—meski tidak semua perusahaan di Indonesia mencantumkan detail benefit serta gaji dalam dokumen tersebut.
Biasanya, surat ini juga dilengkapi kop surat perusahaan dan ditandatangani oleh manajer sebagai bentuk pengesahan. Penting untuk dipahami bahwa paklaring berbeda dengan surat referensi kerja.
Jika surat referensi berisi penilaian terhadap performa karyawan, termasuk kelebihan dan kekurangannya, maka paklaring hanya menyatakan secara resmi bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan tersebut dalam posisi dan jangka waktu tertentu.
Fungsi Surat Paklaring
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya dalam pembahasan mengenai pengertian paklaring, dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh perusahaan saat seorang karyawan berhenti bekerja dengan alasan yang sah.
Surat ini sering kali dibutuhkan saat seseorang ingin melamar ke tempat kerja yang baru. Umumnya, perusahaan akan meminta dokumen ini sebagai bukti bahwa pelamar memang memiliki pengalaman kerja sesuai dengan informasi yang tertulis dalam CV.
Selain itu, ada beberapa manfaat penting lainnya dari surat paklaring yang perlu kamu ketahui, yaitu:
Syarat pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan
Surat paklaring menjadi salah satu dokumen yang harus dilampirkan ketika ingin mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan.
Setelah kamu mengundurkan diri, saldo BPJS yang sudah dikumpulkan selama bekerja bisa diajukan untuk pencairan, tentunya dengan dokumen ini yang telah dilegalisasi oleh perusahaan sebelumnya.
-Dokumen pendukung untuk beasiswa jalur profesional
Paklaring juga bisa digunakan saat kamu ingin mengajukan beasiswa program profesional, baik untuk pendidikan S2 maupun S3. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti valid bahwa kamu telah memiliki pengalaman kerja yang relevan.
Biasanya, selain surat paklaring, kamu juga diminta menyertakan surat rekomendasi resmi dari atasan sebagai bentuk dukungan dari perusahaan tempat kamu bekerja.
-Melengkapi syarat pengajuan kartu kredit atau pinjaman bank
Selain untuk keperluan setelah berhenti bekerja, surat paklaring juga dapat diminta saat kamu masih menjadi karyawan aktif. Tujuannya adalah untuk meyakinkan pihak bank atau lembaga keuangan bahwa kamu memiliki penghasilan tetap.
Dokumen ini menjadi nilai tambah ketika mengajukan pinjaman dalam jumlah besar atau mengurus kartu kredit.
-Sebagai dokumen pendukung dalam melamar pekerjaan
Fungsi paling umum dari paklaring, yaitu untuk menunjukkan pengalaman kerja saat melamar posisi baru.
Surat ini memperkuat kredibilitas pelamar di mata perusahaan rekrutmen, terutama jika kamu melamar posisi yang cukup tinggi, seperti supervisor atau manajer.
Walaupun tidak semua lowongan mewajibkan surat ini, keberadaannya bisa menjadi keunggulan tersendiri dalam proses seleksi kerja.
Syarat-syarat untuk Membuat Surat Paklaring
Setelah kamu memahami definisi paklaring serta kegunaannya, perlu diketahui bahwa dalam Pasal 1620y Kitab Undang-Undang Hukum Perdata telah diatur ketentuan tentang pemberian surat paklaring dari perusahaan kepada karyawan.
Namun, tidak semua karyawan berhak menerima surat ini karena terdapat beberapa persyaratan yang wajib dipenuhi terlebih dahulu.
-Lama bekerja
Syarat pertama berkaitan dengan durasi kerja. Umumnya, perusahaan hanya akan mengeluarkan paklaring bagi karyawan yang sudah menyelesaikan masa kerja minimal satu tahun.
Hal ini karena karyawan yang bekerja di bawah satu tahun dianggap belum cukup matang atau belum memiliki pengalaman kerja yang memadai.
Di samping itu, aturan ini juga mencerminkan etika dalam membangun karier. Tujuannya adalah agar setiap karyawan lebih bijak dalam mengambil keputusan, terutama ketika ingin berhenti kerja dalam waktu yang relatif singkat.
-Pengunduran diri secara profesional
Agar bisa mendapatkan surat paklaring, kamu disarankan untuk berhenti dari pekerjaan dengan cara yang baik dan sesuai prosedur yang ditetapkan perusahaan.
Hal ini juga akan menunjukkan bahwa kamu memiliki etika kerja yang positif di mata perusahaan baru.
Contohnya, kamu perlu mengajukan surat resign sesuai dengan aturan internal, seperti pemberitahuan satu bulan sebelumnya, tiga bulan sebelumnya, atau ketentuan lainnya.
Selama masa transisi itu, kamu juga tetap harus menunjukkan performa kerja yang maksimal.
-Kinerja dan hubungan kerja yang baik
Mempertahankan kinerja yang baik adalah kewajiban di mana pun kamu bekerja. Pasalnya, hal ini sering kali dicantumkan dalam isi surat paklaring. Untuk menjaga performa, langkah sederhana seperti hadir tepat waktu bisa memberi pengaruh positif.
Selain itu, hubungan yang harmonis dengan rekan kerja juga sangat penting untuk dijaga. Tidak jarang, perusahaan baru meminta kontak dari mantan rekan kerja untuk keperluan konfirmasi.
Jika hubunganmu dengan rekan kerja terdahulu kurang baik, bisa saja kamu mengalami kesulitan saat mereka diminta memberikan referensi atau penilaian terhadapmu.
-Menuntaskan semua tanggung jawab sebelum resign
Syarat terakhir yang harus dipenuhi adalah menyelesaikan seluruh kewajiban sebelum benar-benar keluar dari tempat kerja. Biasanya, setelah mengajukan surat pengunduran diri, kamu masih memiliki waktu sekitar 30 hari sebelum tanggal resign efektif.
Dalam kurun waktu tersebut, tentu akan ada tugas-tugas atau tanggung jawab yang masih harus kamu selesaikan.
Ketika semua itu telah dituntaskan dengan baik, maka kamu pun dapat memulai perjalanan kerja di tempat baru dengan rasa lebih tenang dan percaya diri.
Perbedaan Surat Paklaring, Keterangan Kerja, dan Rekomendasi Kerja
Masih banyak orang yang menganggap bahwa surat keterangan kerja dan paklaring merupakan dokumen yang sama. Padahal, kedua surat tersebut memiliki perbedaan baik dari sisi fungsi maupun tujuan penggunaannya.
Paklaring merupakan surat yang berisi pernyataan bahwa seseorang pernah bekerja di sebuah perusahaan dalam posisi dan periode waktu tertentu. Surat ini biasanya diberikan ketika seseorang sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.
Paklaring sering kali dibutuhkan untuk keperluan pencairan dana Jaminan Hari Tua dari BPJS Ketenagakerjaan.
Sementara itu, surat keterangan kerja adalah dokumen yang menunjukkan bahwa seorang karyawan masih aktif bekerja di perusahaan tempat surat tersebut dikeluarkan.
Intinya, surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa karyawan yang tertera namanya benar-benar masih menjadi bagian dari perusahaan.
Dari aspek hukum, surat keterangan kerja juga diperkuat oleh Pasal 1602y dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), yang menyatakan bahwa perusahaan wajib memberikan keterangan terkait pekerjaan karyawan, baik diminta maupun tidak.
Selain kedua surat tersebut, kamu juga perlu mengetahui adanya surat rekomendasi kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh atasan atau pihak yang berwenang di perusahaan, berisi keterangan berdasarkan fakta dan prestasi kerja si karyawan.
Isi surat rekomendasi ini umumnya disesuaikan dengan permintaan dari karyawan yang memintanya, dan menjadi pelengkap penting saat kamu ingin melamar ke tempat kerja baru atau mengajukan beasiswa.
Cara Meminta Surat Paklaring melalui Email
Untuk perusahaan skala kecil, permintaan surat paklaring biasanya tidak rumit. Kamu hanya perlu mendatangi bagian HRD dan menyampaikan permintaan secara langsung agar surat tersebut dibuatkan.
Namun, jika kamu bekerja di perusahaan besar, proses administratif semacam ini umumnya memiliki prosedur tersendiri. Misalnya, permintaan surat paklaring hanya bisa dilakukan melalui email resmi.
Maka dari itu, jika suatu hari kamu menjadi bagian dari perusahaan besar, pastikan kamu memahami alur atau mekanisme pengajuan dokumen seperti ini.
Berikut ini contoh template email yang bisa kamu gunakan saat ingin meminta surat paklaring secara formal:
Kepada: hrd@jayamakmursentosa.com
Cc: ceo@jayamakmursentosa.com
Subject: Permohonan Surat Paklaring Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: (Tuliskan nama lengkap kamu)
Alamat: (Tuliskan alamat tempat tinggal secara lengkap)
Tempat, Tanggal Lahir: (Pastikan sesuai dengan data di KTP)
Posisi Terakhir: (Isi sesuai jabatan terakhir kamu di perusahaan)
Melalui email ini, saya ingin mengajukan permohonan untuk dibuatkan surat paklaring dari PT. Jaya Makmur Sentosa. Surat ini akan saya gunakan sebagai persyaratan melamar pekerjaan di perusahaan baru (bisa disesuaikan untuk keperluan lain).
Saya juga menyatakan bahwa seluruh tanggung jawab, pekerjaan, dan kewajiban saya selama berada di PT. Jaya Makmur Sentosa telah saya laksanakan dengan baik.
Atas perhatian dan bantuannya, saya mengucapkan banyak terima kasih.
Hormat saya,
(Nama lengkap & tanda tangan)
Cara Membuat Surat Paklaring Kerja
Kalau kamu saat ini menjadi bagian dari tim HRD di sebuah perusahaan, penting untuk memahami bagaimana menyusun surat paklaring kerja dengan benar.
Ada sejumlah elemen penting yang wajib dicantumkan dalam surat tersebut agar dokumennya sah dan sesuai keperluan.
-Kop surat perusahaan
Bagian ini berfungsi sebagai penanda bahwa surat dikeluarkan secara resmi oleh perusahaan tempatmu bekerja.
-Nama dan alamat lengkap perusahaan
Nama perusahaan beserta alamat lengkapnya perlu dituliskan dalam isi surat untuk memperjelas sumber dokumen.
-Judul surat
Judul biasanya ditulis di bagian atas tengah halaman untuk menandai jenis surat yang sedang dibuat.
-Nomor surat
Penomoran ini berfungsi sebagai catatan administrasi sekaligus memudahkan proses pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
-Isi surat
Dalam bagian ini, gunakan bahasa yang bisa formal atau nonformal, selama tetap memuat pernyataan yang jelas bahwa karyawan tersebut benar-benar pernah bekerja di perusahaan, termasuk posisi dan masa kerjanya.
-Penutup
Penutup surat bisa disusun dengan bahasa yang fleksibel, tetapi harus menjelaskan tujuan pembuatan surat, seperti untuk keperluan melamar pekerjaan atau pengajuan kredit ke bank.
Contoh Surat Paklaring Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, paklaring merupakan dokumen yang berbeda dari surat referensi kerja maupun surat rekomendasi. Untuk membantumu memahami dan mengenali bentuk surat ini, kamu bisa melihat contohnya di bawah ini.
Contoh surat paklaring kerja dalam bahasa Indonesia
PT. JAYA MAKMUR SENTOSA
Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
Telp. (021) 8765 4321
Email: kontak@jayamakmursentosa.com
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
Nomor: 300/X/HR/2022
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Percy Jackson
Jabatan: Direktur PT. Jaya Makmur Sentosa
Alamat: Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
Dengan ini menyatakan bahwa:
Nama: Indah Dewi Pratiwi
Jabatan: Chief Marketing Officer
Alamat: Jl. Indah Permai No. 300, Kelapa Gading, Jakarta Utara
Telah menjadi bagian dari perusahaan yang kami pimpin terhitung sejak tanggal 20 Agustus 2014 hingga 1 Januari 2022, dengan posisi terakhir sebagai Chief Marketing Officer.
Selama bekerja di perusahaan kami, Saudari Indah Dewi Pratiwi menunjukkan sikap yang penuh komitmen dan loyalitas tinggi. Selain itu, yang bersangkutan tidak pernah terlibat dalam kegiatan apapun yang dapat merugikan perusahaan.
Proses pengunduran diri dari perusahaan dilakukan secara baik-baik dan berdasarkan keputusan pribadi dari yang bersangkutan.
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi yang telah diberikan, dan semoga beliau meraih kesuksesan di perjalanan karier selanjutnya.
Hormat kami,
Percy Jackson
Direktur PT. Jaya Makmur Sentosa
Contoh surat paklaring kerja dalam bahasa Inggris
PT. JAYA MAKMUR SENTOSA
Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
Phone: (021) 8765 4321
Email: kontak@jayamakmursentosa.com
WORK EXPERIENCE CERTIFICATE
Ref No.: 300/X/HR/2022
The undersigned below:
Name: Percy Jackson
Position: Director of PT. Jaya Makmur Sentosa
Address: Jl. Selalu Bahagia No. 200, Kelapa Gading, Jakarta Utara
Hereby confirms the following:
Name: Indah Dewi Pratiwi
Position: Chief Marketing Officer
Address: Jl. Indah Permai No. 300, Kelapa Gading, Jakarta Utara
This letter is to certify that Ms. Indah Dewi Pratiwi had been working at PT. Jaya Makmur Sentosa from August 20th, 2014 until January 1st, 2022, holding the position of Chief Marketing Officer.
During her tenure, Ms. Indah Dewi Pratiwi displayed commendable performance, integrity, and dedication. She always fulfilled her responsibilities in an outstanding manner and worked well with others as part of a team.
We express our gratitude for her contributions and wish her the very best for her future career path.
Sincerely,
Percy Jackson
Director
PT. Jaya Makmur Sentosa
Sebagai penutup, paklaring adalah bukti tertulis yang mencerminkan riwayat kerja seseorang dan menjadi dokumen penting untuk langkah karier berikutnya.