JAKARTA - Pengertian arsiparis merupakan istilah yang masih cukup asing bagi sebagian besar orang.
Meski telah sering digunakan dalam berbagai bidang, banyak yang belum memahami secara jelas apa sebenarnya peran dari seorang arsiparis.
Padahal, profesi ini memegang peranan penting, terutama dalam lingkungan instansi pemerintah maupun lembaga swasta, karena berkaitan langsung dengan pengelolaan dokumen dan arsip yang bersifat vital.
Sayangnya, minat generasi muda terhadap profesi arsiparis masih tergolong rendah. Hal ini kemungkinan besar disebabkan oleh kurangnya informasi dan pemahaman yang dimiliki tentang pekerjaan ini.
Oleh karena itu, melalui pembahasan ini, kita akan mengulas secara lengkap mengenai peran, tanggung jawab, serta pengertian arsiparis agar bisa lebih dipahami dan diapresiasi.
Pengertian Arsiparis
Pengertian arsiparis merujuk pada individu yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan, baik melalui jalur pendidikan formal maupun pelatihan khusus di bidang tersebut.
Mereka memiliki peran penting dalam menjalankan berbagai kegiatan pengelolaan arsip, baik sebagai aparatur pemerintahan maupun sebagai tenaga profesional di sektor swasta.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, dijelaskan bahwa seorang arsiparis adalah individu yang telah memiliki kemampuan di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pelatihan, dan bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi-fungsi kearsipan.
Pengertian ini juga diperjelas dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan & RB) Nomor 48 Tahun 2014 yang kemudian diperbarui dengan Permenpan & RB Nomor 13 Tahun 2016, di mana disebutkan bahwa arsiparis merupakan pegawai negeri sipil (PNS) yang diangkat oleh pejabat berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan di lembaga pemerintahan pusat, daerah, desa, hingga perguruan tinggi negeri.
Seorang arsiparis dituntut untuk memiliki karakter tangguh dan integritas tinggi dalam menjalankan tugasnya.
Mereka tidak hanya bertanggung jawab atas kelancaran administrasi dokumen, tetapi juga menjaga serta melestarikan arsip sebagai bagian dari warisan budaya bangsa.
Peran ini sangat krusial untuk menjamin keberlanjutan informasi yang dapat dimanfaatkan oleh generasi masa kini dan masa mendatang.
Peran Arsiparis
Seperti yang telah dibahas sebelumnya dalam penjelasan mengenai definisi arsiparis, profesi ini memiliki tanggung jawab utama dalam mengelola arsip.
Maksud dari pengelolaan ini adalah menjaga integritas dan akuntabilitas atas dokumen yang ditangani. Selain itu, arsiparis juga berperan dalam memperkenalkan arsip kepada masyarakat luas agar lebih dikenal dan dimanfaatkan.
Tak kalah penting, mereka bertugas menciptakan arsip yang dapat dipertanggungjawabkan keasliannya dan bisa digunakan sebagai alat bukti yang sah secara hukum.
Peran dan tanggung jawab arsiparis telah dijabarkan secara rinci dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 sebagai pelaksanaan dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.
Dalam aturan tersebut, tugas dan fungsi utama seorang arsiparis antara lain meliputi:
-Memastikan arsip tercipta dari kegiatan berbagai lembaga, seperti institusi negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dunia usaha, partai politik, hingga organisasi masyarakat;
-Menjamin ketersediaan arsip yang memiliki keaslian dan dapat dipercaya sebagai dokumen hukum;
-Mengelola arsip secara tertib dan memanfaatkannya sesuai ketentuan hukum yang berlaku;
-Menjaga keamanan arsip untuk melindungi hak-hak keperdataan masyarakat dengan menggunakan dokumen yang otentik dan valid;
-Menjamin kelestarian arsip sebagai bukti tanggung jawab dalam kehidupan sosial, kebangsaan, dan kenegaraan;
-Melindungi arsip sebagai bagian dari kekayaan nasional di berbagai sektor seperti ekonomi, politik, sosial, budaya, pertahanan, dan keamanan, yang mencerminkan jati diri bangsa;
-Memberikan akses informasi yang dibutuhkan guna mendukung peningkatan mutu layanan publik dengan berbasis arsip yang dapat dipercaya.
Wewenang Arsiparis
Setelah memahami berbagai tugas dan fungsi seorang arsiparis, kini akan dijelaskan mengenai tiga hak atau wewenang yang dimiliki oleh profesi ini. Adapun kewenangan tersebut meliputi:
Mencegah akses atau penggunaan arsip oleh pihak tertentu jika dinilai dapat mengancam kerahasiaan informasi atau merusak kondisi fisik arsip yang dikelolanya;
Menolak permintaan akses arsip dari pihak yang tidak memiliki hak, sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku;
Melakukan pelacakan terhadap arsip yang diciptakan oleh suatu instansi, berdasarkan mandat dari pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan, dalam upaya perlindungan dan penyelamatan arsip yang bersangkutan.
Kegiatan Pokok Arsiparis
Selain memahami fungsi, tanggung jawab, dan kewenangan seorang arsiparis, terdapat lima aktivitas utama yang menjadi bagian dari pekerjaan mereka. Kelima aktivitas tersebut meliputi:
Appraise
Merupakan proses penilaian untuk menentukan dokumen mana yang memiliki nilai jangka panjang dan perlu dilestarikan. Proses ini biasanya dilakukan bersama pihak pimpinan atau manajer rekod untuk menentukan arsip yang layak dipertahankan.
Acquire
Setelah arsip yang akan disimpan ditentukan, tahap berikutnya adalah menambahkan arsip tersebut ke dalam koleksi resmi milik organisasi.
Arrange and describe
Tahapan ini mencakup penyusunan arsip secara sistematis dan pembuatan alat bantu pencarian (finding aids) yang memudahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan.
Preserve
Pelestarian arsip dilakukan dengan berbagai cara, seperti menyimpan dokumen dalam map dan kotak bebas asam, serta berkonsultasi dengan ahli pelestarian untuk menangani arsip yang mengalami kerusakan.
Provide access and reference service
Merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memastikan arsip dapat diakses oleh pihak yang membutuhkannya. Akses ini bisa terbuka untuk publik, terbatas hanya bagi peneliti, atau bahkan khusus untuk staf internal organisasi.
Tugas dan Kewajiban Arsiparis
Setelah membahas tentang definisi arsiparis, peran, fungsi, kewenangan, hingga aktivitas utamanya, sebelumnya juga telah dijelaskan bahwa profesi ini memiliki tugas-tugas yang bersifat rinci.
Pada bagian ini, akan dijabarkan secara menyeluruh mengenai tanggung jawab arsiparis dalam pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan ketentuan Pasal 8 ayat 3a tentang jabatan fungsional dalam pengelolaan arsip nasional, yaitu sebagai berikut:
Menyusun Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip
Tanggung jawab pertama dari seorang arsiparis adalah menyusun laporan hasil evaluasi dan penilaian yang berkaitan dengan kegiatan kearsipan.
Membuat Laporan Layanan Kearsipan
Kewajiban kedua adalah menyusun laporan mengenai layanan arsip. Berbeda dari laporan sebelumnya, laporan ini berfungsi untuk mengetahui bagaimana kualitas pelayanan dalam pengelolaan arsip.
Mencatat Arsip yang Diserahkan
Tugas selanjutnya adalah melakukan pencatatan terhadap arsip yang diserahkan, baik kepada unit di dalam institusi yang sama maupun ke lembaga luar. Arsiparis bertanggung jawab atas pencatatan ini secara menyeluruh.
Mencatat Arsip yang Dimusnahkan
Selain arsip yang diserahkan, setiap arsip yang dimusnahkan juga wajib dicatat oleh arsiparis sebagai bagian dari dokumentasi yang harus dilaporkan.
Menyusun Dokumen Persetujuan Pemusnahan Arsip
Arsiparis juga memiliki tanggung jawab dalam menyusun dokumen persetujuan untuk pemusnahan arsip.
Proses ini merupakan langkah administratif penting yang harus dilakukan sebelum arsip dihancurkan, terutama ketika telah mencapai batas waktu penyimpanan (jadwal retensi).
Menyusun Jadwal Retensi Arsip
Setiap arsip memiliki masa simpan tertentu. Arsiparis bertugas menyusun jadwal retensi, yaitu ketentuan mengenai berapa lama arsip harus disimpan sebelum dimusnahkan atau dialihkan.
Melakukan Pemindahan Arsip
Apabila diperlukan pemindahan dokumen arsip karena alasan tertentu, seperti efisiensi ruang atau keperluan penyimpanan khusus, arsiparis memiliki hak dan tanggung jawab untuk melakukan pemindahan tersebut berdasarkan pertimbangan yang relevan.
Membuat Daftar Arsip Vital
Dalam dunia kearsipan, ada istilah arsip vital, yaitu arsip yang sangat penting keberadaannya. Arsiparis bertugas menyusun daftar arsip vital untuk memudahkan pengelolaan dan perlindungannya.
Menyusun Daftar Arsip yang Telah Dialih Media
Ketika sebuah arsip dialihkan ke media lain seperti digital, arsiparis harus menyusun daftar arsip tersebut dan memberikan persetujuan atas proses alih media, setelah mempertimbangkan berbagai aspek yang berkaitan dengan arsip itu.
Menyusun Daftar Arsip Terjaga
Arsip yang bernilai tinggi dan harus dijaga secara berkelanjutan memerlukan pencatatan khusus. Arsiparis bertugas membuat daftar arsip-arsip tersebut sebagai bentuk tanggung jawab terhadap perlindungan informasi penting.
Membuat Salinan Otentik dari Arsip Terjaga
Selain mencatat, arsiparis juga berkewajiban membuat salinan otentik dari arsip terjaga. Salinan ini dibutuhkan untuk menjaga keamanan informasi dan sebagai cadangan jika arsip asli rusak atau sulit diakses.
Melakukan Verifikasi Arsip Aktif yang Autentik
Setiap arsip aktif yang masuk harus diperiksa keasliannya. Tugas ini dijalankan oleh arsiparis untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan adalah versi asli dan valid.
Melakukan Registrasi Arsip
Seiring berjalannya waktu, jumlah arsip di lembaga atau institusi akan terus bertambah. Oleh karena itu, arsiparis bertanggung jawab melakukan registrasi terhadap arsip-arsip baru yang masuk dan memastikan semuanya tersimpan dengan sistematis.
Registrasi ini biasanya dilakukan di ruang khusus yang memang disiapkan untuk menyimpan arsip. Arsiparis juga wajib mengatur arsip secara terstruktur, bukan hanya meletakkannya sembarangan.
Hal ini penting agar semua dokumen tetap tertata dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Sebagai penutup, dengan memahami pengertian arsiparis secara menyeluruh, diharapkan peran penting profesi ini dalam menjaga dan mengelola informasi dapat semakin dihargai dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab.